Wie rechne ich 19 % aus einem Bruttopreis heraus?

Teilen Sie den Bruttobetrag durch 1,19, das ergibt den Nettobetrag; die Differenz ist die Umsatzsteuer. Bei 119 € brutto sind das 100 € netto und 19 € Steuer. Der verbreitete Fehler, 19 % vom Brutto abzuziehen, führt zu einem zu niedrigen Nettowert.

Sollte ich die Kleinunternehmerregelung nutzen?

Sie lohnt sich vor allem bei Privatkunden und geringen betrieblichen Ausgaben. Wer viel investiert oder überwiegend an Unternehmen verkauft, profitiert eher vom Vorsteuerabzug in der Regelbesteuerung. Der Verzicht auf die Regelung bindet fünf Kalenderjahre, deshalb sollte die Entscheidung durchgerechnet werden.

Was passiert, wenn ich die 100.000-€-Grenze im Jahr überschreite?

Die Kleinunternehmereigenschaft endet nach der ab 2025 geltenden Fassung sofort mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, und nicht erst zum nächsten Jahreswechsel. Ab diesem Umsatz müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen und abführen, weshalb ein laufendes Monitoring des Jahresumsatzes wichtig ist.

Brauche ich für EU-Verkäufe an Privatkunden eine OSS-Registrierung?

Erst wenn Ihre gesamten grenzüberschreitenden B2C-Umsätze in der EU 10.000 € pro Jahr übersteigen. Darunter können Sie deutsche Umsatzsteuer berechnen. Darüber schulden Sie den Satz des Bestimmungslandes, und OSS erspart Ihnen die Registrierung in jedem einzelnen Mitgliedstaat.

Mehrwertsteuer in Deutschland — 19 %, 7 % und §19 UStG

Grundprinzip: Umsatzsteuer, Vorsteuer, Mehrwertsteuer

Umgangssprachlich heißt sie Mehrwertsteuer, im Gesetz Umsatzsteuer. Beides bezeichnet dieselbe Steuer, betrachtet aus unterschiedlichen Perspektiven: Was der Verkäufer als Umsatzsteuer abführt, ist für den vorsteuerabzugsberechtigten Käufer Vorsteuer. Rechtsgrundlage ist das Umsatzsteuergesetz (UStG), das die europäische Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie umsetzt.

Wirtschaftlich soll die Steuer nur den Endverbraucher belasten. Unternehmen sind lediglich Einnehmer für den Fiskus: Sie schlagen die Steuer auf ihre Preise auf, ziehen die selbst bezahlte Vorsteuer ab und überweisen die Differenz an das Finanzamt. Auf jeder Stufe wird also nur der jeweils geschaffene Mehrwert besteuert — daher der geläufige Name.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Netto (Betrag ohne Steuer), Brutto (Betrag mit Steuer) und dem Steuerbetrag. Beim Herausrechnen aus einem Bruttopreis gilt: Netto = Brutto / 1,19 beim Regelsatz beziehungsweise Brutto / 1,07 beim ermäßigten Satz. Der häufigste Fehler in der Praxis ist der Abzug von 19 % vom Bruttopreis — das ergibt einen zu niedrigen Nettowert, weil sich der Prozentsatz auf das Netto und nicht auf das Brutto bezieht.

Regelsatz 19 % und ermäßigter Satz 7 %

Der Regelsteuersatz von 19 % gilt für die überwiegende Mehrheit aller Lieferungen und Leistungen. Der ermäßigte Steuersatz von 7 % ist die Ausnahme und in Anlage 2 zum UStG abschließend aufgezählt. Zu den wichtigsten Fällen gehören:

Lebensmittel und die meisten landwirtschaftlichen Erzeugnisse (Ausnahmen: Getränke außer Milch und Wasser, sowie Luxusartikel wie Kaviar)
Bücher, Zeitungen, Zeitschriften sowie E-Books und digitale Presseerzeugnisse
Personennahverkehr im Nah- und seit 2020 auch im Schienenfernverkehr
Kulturelle Leistungen: Theater, Konzerte, Museen, Eintritt in zoologische Gärten
Beherbergung: Übernachtung in Hotels und Pensionen (nicht dagegen Frühstück und Parkplatz, die dem Regelsatz unterliegen)
Blumen, Bücherausleihe, Zahntechnikerleistungen, Kunstgegenstände unter bestimmten Voraussetzungen

Die Abgrenzung ist die klassische Fehlerquelle bei Betriebsprüfungen. Der berühmte Fall: Ein Brötchen zum Mitnehmen ist eine Lieferung mit 7 %, dasselbe Brötchen mit Verzehr an Ort und Stelle eine Restaurationsleistung mit 19 %. Auch bei zusammengesetzten Leistungen (Hotel mit Frühstück, Buch mit Software-Zugang) muss der Preis auf die Steuersätze aufgeteilt werden. Bei Zweifeln hilft eine verbindliche Auskunft des Finanzamts oder die Klärung durch den Steuerberater.

Neben 19 % und 7 % gibt es steuerfreie Umsätze nach §4 UStG — etwa Ausfuhrlieferungen, innergemeinschaftliche Lieferungen, Vermietung von Wohnraum, Heilbehandlungen, Bankdienstleistungen und viele Bildungsleistungen. Zu unterscheiden sind dabei Steuerfreiheiten mit Vorsteuerabzug (Exporte) und solche ohne (Vermietung, Heilbehandlung). Diese Unterscheidung ist entscheidend, weil sie über die Abzugsfähigkeit aller Eingangsrechnungen bestimmt.

Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG ab 2025

Die Kleinunternehmerregelung befreit kleine Unternehmen davon, Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen. Ab dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen: Der Gesamtumsatz des Vorjahres darf 25.000 € nicht überschritten haben und der Umsatz des laufenden Jahres darf 100.000 € nicht übersteigen. Zuvor lagen die Werte bei 22.000 € und 50.000 €.

Neu und praxisrelevant ist die Wirkungsweise der oberen Grenze: Wird die 100.000-€-Marke im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmereigenschaft unmittelbar mit diesem Umsatz — nicht erst zum Jahreswechsel. Ab dem Umsatz, der die Grenze reißt, müssen Rechnungen mit Umsatzsteuer gestellt werden. Bei Gründung im laufenden Jahr ist die untere Grenze von 25.000 € maßgeblich und wird nicht mehr auf das Gesamtjahr hochgerechnet.

Die Regelung hat zwei Seiten. Vorteil: keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen, einfachere Buchhaltung, und gegenüber Privatkunden können Sie um 19 % günstiger anbieten. Nachteil: kein Vorsteuerabzug. Wer hohe Anfangsinvestitionen hat oder überwiegend an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen verkauft, fährt mit der Regelbesteuerung meist besser. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet allerdings für fünf Kalenderjahre — diese Entscheidung will gut gerechnet sein. Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und sollten einen Hinweis auf §19 UStG enthalten.

Vorsteuerabzug und Voranmeldung

Der Vorsteuerabzug nach §15 UStG erlaubt es Unternehmen, die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer mit der eigenen Umsatzsteuerschuld zu verrechnen. Voraussetzungen sind: Unternehmereigenschaft, Leistungsbezug für das Unternehmen, eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben und die Verwendung für steuerpflichtige (oder steuerfreie mit Abzugsrecht) Ausgangsumsätze.

Nicht oder nur teilweise abziehbar ist die Vorsteuer unter anderem bei: Aufwendungen, die mit steuerfreien Umsätzen ohne Abzugsrecht zusammenhängen, Bewirtungskosten im nicht angemessenen Teil, Geschenken über der Wertgrenze und privat genutzten Anteilen gemischt genutzter Gegenstände. Bei gemischter Verwendung ist eine Aufteilung nach einem sachgerechten Schlüssel erforderlich, bei Immobilien greift zusätzlich die Berichtigungsvorschrift des §15a UStG über zehn Jahre.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird elektronisch über ELSTER abgegeben — monatlich, wenn die Steuer des Vorjahres über 9.000 € lag, sonst quartalsweise; Neugründer melden nach aktueller Rechtslage im ersten Jahr regelmäßig monatlich. Die Frist endet am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, verlängerbar um einen Monat durch die Dauerfristverlängerung (bei Monatszahlern gegen eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahressteuer). Zusätzlich ist jährlich eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben. Bei der Ist-Versteuerung nach §20 UStG entsteht die Steuer erst mit Zahlungseingang statt mit Leistungserbringung — ein erheblicher Liquiditätsvorteil, der auf Antrag unterhalb bestimmter Umsatzgrenzen gewährt wird.

Grenzüberschreitend: Reverse-Charge, OSS und Exporte

Bei B2B-Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland gilt in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren: Der Leistungsort verlagert sich zum Empfänger, Sie stellen ohne Umsatzsteuer in Rechnung, und der Kunde versteuert den Umsatz in seinem Land selbst. Voraussetzung ist eine geprüfte, gültige USt-IdNr. des Kunden (qualifizierte Bestätigungsabfrage beim Bundeszentralamt für Steuern, dokumentiert). Auf der Rechnung müssen beide USt-IdNr. sowie ein Hinweis wie Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers beziehungsweise Reverse Charge stehen. Solche Umsätze sind zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung zu erklären.

Für B2C-Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Staaten gilt seit Juli 2021 eine EU-weite Lieferschwelle von 10.000 € pro Jahr für alle Länder zusammen. Darunter dürfen Sie deutsche Umsatzsteuer berechnen. Darüber gilt der Steuersatz des Bestimmungslandes — und statt sich in jedem Land zu registrieren, nutzen Sie das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS): eine Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern, eine quartalsweise Meldung für alle EU-Umsätze. Für digitale Dienstleistungen an Privatkunden gilt dieselbe Logik.

Bei Exporten in Drittländer (etwa Schweiz, UK, USA) ist die Lieferung als Ausfuhrlieferung nach §4 Nr. 1a UStG steuerfrei, sofern der Ausfuhrnachweis vorliegt. Der Vorsteuerabzug bleibt hier erhalten. Innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren an EU-Unternehmen sind ebenfalls steuerfrei, verlangen aber die USt-IdNr. des Abnehmers, den Belegnachweis (Gelangensbestätigung) und die korrekte Meldung — fehlt einer dieser Bausteine, wird der Umsatz nachträglich steuerpflichtig.

Rechnungspflichtangaben nach §14 UStG und Preiskalkulation

Eine Rechnung berechtigt den Empfänger nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie alle Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG enthält:

Vollständiger Name und Adresse von Leistendem und Leistungsempfänger
Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
Ausstellungsdatum und eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung beziehungsweise Art und Umfang der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht)
Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Nettoentgelt, jede im Voraus vereinbarte Minderung
Anzuwendender Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag — oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto genügen nach §33 UStDV reduzierte Angaben (Name und Adresse des Leistenden, Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz). Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren. Zu beachten ist außerdem die stufenweise Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich: Die Pflicht zum Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen besteht bereits, die Ausstellungspflicht greift nach Übergangsfristen in den Folgejahren. Wer heute ein Rechnungsprogramm auswählt, sollte auf die Formatunterstützung (XRechnung, ZUGFeRD) achten.

Für die Kalkulation gilt: Rechnen Sie immer vom Netto aus. Ein Aufschlag (Markup) auf die Einstandskosten und eine Marge (Margin) auf den Verkaufspreis sind nicht dasselbe — 50 % Aufschlag entsprechen rund 33 % Marge. Der Mehrwertsteuer-Rechner nimmt das Auf- und Herausrechnen für 19 % und 7 % zuverlässig vor, der Margen- und Aufschlagsrechner prüft anschließend, ob der Nettopreis Ihre Zielmarge tatsächlich trägt. Bei Preisen gegenüber Verbrauchern schreibt die Preisangabenverordnung die Angabe von Endpreisen einschließlich Umsatzsteuer vor, im B2B-Bereich sind Nettopreise üblich und zulässig.